Jak jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů

Každá organizace veřejné správy má povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů. Nyní se zaměříme na povinnosti a možnosti, které školy při jmenování pověřence mají. Přečtěte si, na co nesmíte zapomenout, jaké jsou ne/výhody jmenování pověřence z řad vlastních zaměstnanců a jak v praxi funguje spolupráce s externími spolupracovníky.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů může být buď zaměstnancem správce či zpracovatele (společně „povinná osoba“), nebo může jít o externího spolupracovníka, který funkci vykonává na základě smlouvy podle občanského práva. Pověřencem může být i právnická osoba; také v tomto případě je však třeba vždy určit konkrétní fyzickou osobu, jež bude fungovat jako hlavní kontakt, zejména pro dozorový orgán.

Z čl. 38 odst. 2 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) vyplývá povinnost poskytnout zdroje nezbytné k plnění úkolů pověřence. V některých případech (např. při rozsáhlém zpracování zvláštních údajů) tak bude třeba zajistit pověřenci administrativní podporu či několik podřízených pracovníků, na něž bude moci část svých úkolů delegovat.

Pověřenec – zaměstnanec

Pověřenec může být zaměstnancem školy pracujícím v pracovním poměru nebo na základě dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, v rámci stanovené týdenní pracovní doby či kratší pracovní doby (tzv. částečný úvazek). Povinná osoba musí zajistit, aby zvolené nastavení odpovídalo rozsahu činnosti pověřence.

U pověřence může dojít i ke kombinaci druhu práce: Činnost pověřence bude pouze jedním druhem práce konaným daným zaměstnancem. Zde však musí povinná osoba zajistit, aby byla činnost pověřence vykonávána v potřebném rozsahu. Pro výkon jeho činnosti by tedy měl být výslovně vymezen určitý rozsah pracovní doby v týdnu či v měsíci, který zaměstnanec touto činností stráví.

Souběžné pracovní poměry

Rovněž je možné, aby u pověřence došlo ke vzniku souběžných pracovních poměrů, tj. že bude u povinné osoby pracovat ve 2 samostatných pracovních poměrech – jako pedagog i jako pověřenec. Přestože zde právní předpisy neobsahují žádnou výslovnou regulaci, měla by povinná osoba / zaměstnavatel v tomto případě zajistit, aby měl zaměstnanec i při výkonu 2 souběžných pracovních poměrů dost času na přiměřený odpočinek.

Pozor:

Pokud se ředitelka školy rozhodne pověřence zajistit prostřednictvím vlastního zaměstnance, měla by zároveň zvážit, že takové nastavení zřejmě poměrně omezí flexibilitu při dispozici s osobou, která bude funkci vykonávat. Zároveň dozorové orgány akcentují požadavek na stabilitu výkonu této pozice, a lze proto očekávat, že v případě sporů budou orgány státní správy pověřence chránit.

Ukončení pracovního poměru, zkrácení úvazku

V případě nespokojenosti s pracovními výsledky pověřence nebo při porušování povinností z jeho strany musí ředitelka postupovat důsledně v souladu se zákoníkem práce (ZP), aby bylo možné přistoupit k ukončení pracovního poměru z těchto důvodů (neuspokojivé pracovní výsledky, porušování povinností). Pro vlastní výkon činnosti pověřence (např. proto, že má jiné názory na GDPR než ředitelka MŠ) jej propustit ani sankcionovat nelze (čl. 38 odst. 3 GDPR).

Dále existuje povinnost zajistit, aby pověřenec nedostával žádné pokyny týkající se jeho úkolů vyplývajících z GDPR. I proto nařízení stanoví, že pověřenec musí být podřízen ředitelce MŠ. Ani ti mu ovšem nemohou ohledně úkolů podle GDPR udělovat žádné pokyny. Mohou mu však stanovit plán prací, upřesňovat a rozpracovávat seznam činností apod.

V souvislosti s plněním svých úkolů nemůže být pověřenec propuštěn ani sankcionován. Pokud by k tomu došlo, mohl by se domáhat náhrady újmy, případně napadnout platnost ukončení pracovního poměru.

Zkušební doba, změna druhu práce

Nic nebrání sjednat s pověřencem zkušební dobu, což je možné pouze na začátku pracovního poměru. Pokud tedy povinná osoba vybere jako pověřence svého stávajícího zaměstnance, možnost sjednat zkušební dobu již nemá, i když se bude jednat o novou pozici.

Se zaměstnancem je možné sjednat změnu druhu práce „na zkoušku“: Pokud se jako pověřenec neosvědčí, nedojde k rozvázání pracovního poměru, ale zaměstnanec se vrátí na svou původní pozici. Dále je možné sjednat pracovní poměr na dobu určitou (přestože byl předtím na dobu neurčitou), a tím do určité míry nahradit zkušební dobu.

Jelikož musí být pověřenec podřízen ředitelce MŠ, nabízí se rovněž možnost sjednat se zaměstnancem odvolatelnost ve smyslu § 73 ZP. Takového zaměstnance lze odvolat bez uvedení důvodu s tím, že mu zaměstnavatel musí nabídnout jinou vhodnou práci. Pokud ji nemá nebo ji zaměstnanec odmítne, je dána fikce výpovědního důvodu pro nadbytečnost a zaměstnanci nenáleží odstupné.

Pro možnost sjednat odvolatelnost je však nezbytné, aby byl pověřenci podřízen další vedoucí zaměstnanec (tj. zaměstnanec s dalším podřízeným), což bude v případě mateřských škol výjimečné. Navíc tuto přímou podřízenost vyžadovanou GDPR není podle pokynů pracovní skupiny WP29 třeba vykládat jako podřízenost organizační, ale pouze jako nutnost zajištění přímého přístupu k vrcholovému vedení.

Pověřenec na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr

Větší flexibilita zůstane zachována u pověřenců vykonávajících svou činnost na základě dohod o práci konané mimo pracovní poměr – dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti. Zaměstnavatel je v případě dohod limitován maximálním možným rozsahem a tyto instituty by mohly být problematické v případě většího rozsahu práce.

Metodika Ministerstva vnitra daný smluvní typ nedoporučuje pro nedostatek stability. S jím uváděnými argumenty se však nelze zcela ztotožnit: I tady existuje možnost napadnout neplatnost ukončení (viz níže) a také zde by bylo možné kombinovat zmíněná uspořádání s větší administrativní podporou apod.

Zaměstnavatel může dohody ukončit bez uvedení důvodu nebo mohou být uzavřeny na dobu určitou, aniž by bylo jejich řetězení jakkoliv limitováno. Povinná osoba ovšem bude muset opět zvážit, že pracovněprávní vztah zaměstnance nelze ukončit jako postih za výkon činnosti pověřence nezávislým způsobem (čl. 38 odst. 3 GDPR). Pokud by povinná osoba tuto povinnost porušila a dohodu takto ukončila, mohl by se na ní pověřenec domáhat určení neplatnosti zrušení dohody (rozsudek NS z 3. 11. 2010, sp. zn. 21 Cdo 1633/2009).

Pozor:

Koná-li pověřenec činnost pouze jako část svých pracovních úkolů, musí povinná osoba zajistit, aby nedocházelo ke střetu zájmů. Může k němu dojít, pokud pověřenec v rámci své jiné činnosti vykonává práci, jež se přímo dotýká zpracování osobních údajů.

Odpovědnost zaměstnance za porušení povinností v pracovněprávním vztahu je omezena, v případě nedbalostního porušení na 4,5násobek průměrného měsíčního výdělku. Jmenování pověřence obecně nezbavuje povinnou osobu odpovědnosti za dodržování GDPR – vůči dozorovým orgánům ji stále nese povinná osoba. Nelze však vyloučit odpovědnost pověřence za škodu, pokud své povinnosti poruší: Například opomene vytvořit záznamy o zpracování, přestože obdržel úkol a dostal všechny potřebné podklady.

Pověřenec – externí spolupracovník

Využití pověřence jako externího spolupracovníka je další možností, která bude obecně flexibilnější. Fyzická osoba poskytující tyto služby způsobem splňujícím znaky podnikání musí mít živnostenský list; bude se jednat o volnou živnost. Výkon činnosti pověřence jako živnosti nevyžaduje žádnou profesní zkoušku ani certifikát.

Smlouva podle občanského zákoníku

S externistou je možné sjednat smlouvu podle občanského zákoníku. Bude se zpravidla jednat o příkazní smlouvu či smlouvu nepojmenovanou (např. poskytování služeb). Smlouvu lze uzavřít na dobu určitou i neurčitou. Z hlediska zachování rovnováhy mezi stabilitou a flexibilitou je vhodné pečlivě zvážit podmínky pro její ukončení a dostatečně určitě je definovat. Doporučuje se však zachovat přiměřenou míru flexibility.

Ve smlouvě bude z hlediska dodržení požadavků GDPR vhodné řešit podrobněji činnost pověřence a její rozsah. Volněji lze sjednat možnosti ukončení spolupráce, nicméně i zde platí zákaz ukončení a sankcionování pro výkon činnosti pověřence.

Pokud by k porušení této povinnosti došlo, mohl by se pověřenec domáhat náhrady škody, případně ušlého zisku. Smlouva by zároveň měla řešit zapojení dalšího aparátu v případě potřeby.

Pověřence externistu bude nutné včlenit do vnitřních rozhodovacích procesů povinné osoby, protože musí být náležitě a včas zapojen do všech záležitostí souvisejících s ochranou osobních údajů.

Povinnost mlčenlivosti pověřence řeší přímo GPDR (čl. 38 odst. 5), přesto je vhodné ji podrobněji upravit ve smlouvě a pro případ porušení sjednat smluvní pokutu.

Riziko nelegální práce

Ačkoliv GDPR s touto možností počítá, také zde se uplatní zákon o zaměstnanosti a i při sjednávání tohoto vztahu je třeba zajistit, aby se nejednalo o nelegální práci. Pokud pověřenec vykonává funkci pouze pro jednu povinnou osobu, ve stanovené pracovní době, výhradně na jejím pracovišti, má její vizitky a používá její zařízení, je zřejmě vhodnější, aby byl zaměstnancem. Praxe se bude muset ještě vytvořit. Riziko nelegální práce zcela odpadá, bude-li pověřencem externistou právnická osoba.

Pozor:

I zde musí povinná osoba pověřenci vytvořit odpovídající prostředí a podmínky a nesmí docházet se střetu zájmů. Není tedy vhodné, aby byl pověřencem například advokát, který zastupuje společnost v případných správních nebo soudních řízeních proti dozorovému orgánu.

Z hlediska případné odpovědnosti bude vhodné, aby byl pověřenec externista odpovídajícím způsobem pojištěn. Přestože vůči dozorovému orgánu zůstává za plnění povinností podle GDPR odpovědnou povinná osoba, vznik odpovědnosti pověřence za porušení jeho povinností vyloučeno není.

Pověřenec – externí právnická osoba

Pověřencem může být i právnická osoba. Povinná osoba s ním sjedná příkazní nebo nepojmenovanou smlouvu. Svoji činnost bude pověřenec vykonávat na základě živnostenského oprávnění. Pro každou povinnou osobu bude ve smlouvě třeba určit jednu konkrétní fyzickou osobu, která bude hlavní kontaktní osobou a jejíž údaje dostane dozorový úřad.

Pozor:

V rámci smlouvy bude také zde třeba řešit, aby bylo poskytování služeb zajištěno v odpovídajícím rozsahu. A rovněž v tomto případě bude vhodné, aby byl pověřenec – právnická osoba – odpovídajícím způsobem pojištěn.

1 vote, average: 4,00 out of 51 vote, average: 4,00 out of 51 vote, average: 4,00 out of 51 vote, average: 4,00 out of 51 vote, average: 4,00 out of 5 (1 hodnocení, průměr: 4,00 z 5)
Pokud chcete hodnotit, prosím, přihlašte se.
Loading...

Napsat komentář