Nestíháte? Osvojte si pravidla time managementu

Kolikrát se ráno pouštíte do práce s jasnou představou o tom, co ten den zvládnete, dokončíte, ale večer se zklamáním zjistíte opak. Způsobily to zbytečně dlouhé telefonáty nebo debaty s okolím, nesystematicky vyřizované e-maily… Správně pracovat s časem a efektivně jej řídit přitom patří k základním schopnostem každého ředitele. Kdo neustále nestíhá, nemá v dnešním rychlém světě šanci.

Time management tradičně chápeme jako efektivní plánování času, zahrnuje však mnohem širší souvislosti. Do češtiny ho můžeme přeložit jako řízení času, což je vlastně paradoxní slovní spojení. Čas plyne a těžko jej můžeme řídit, jde spíše o jeho efektivní využívání. V nejobecnějším pohledu můžeme říci, že time management se snaží dát času (který máme všichni stejný) jednoznačný smysl.

 Jedním z velkých omylů spojovaných s time managementem je představa, že je určen pouze vrcholovým manažerům. Asi největší dopad budou mít vybrané techniky na velmi zaměstnané lidi, ale využít je může každý. Je třeba si jen umět stanovit osobní priority, cíle, a věřit ve fakt, že každá změna (i ta v organizaci vlastního času) vychází především zevnitř člověka, ne z jeho okolí.

Generace řízení času

V time managementu mluvíme z hlediska vývoje o tzv. generacích. První generaci time managementu představuje vytváření seznamu úkolů a činností, které je třeba vyřešit. Druhá generace time managementu znamená, že k seznamu úkolů je navíc definován čas, dokdy je třeba je splnit. Využívají se zde diáře a plánovací systémy. Jde tedy nejen o to, CO, ale také KDY je to potřeba udělat.

Třetí generace time managementu rozšiřuje předchozí dvě generace o novou součást, a to JAK tyto úkoly dělat. Zde již můžeme mluvit o stanovení cílů, kterým je na základě důležitosti přisuzována náležitá priorita. Navíc je tato generace obohacena o systém kontroly plnění. V centru stále stojí čas a nástroje k tomu, jak jej efektivně ovládnout.

Čtvrtá generace time managementu opět využívá efektivních metod z předchozích generací, ale doplňuje je o chybějící lidský pohled. Jednoduše řečeno se tato generace zaměřuje spíše na člověka a jeho spokojenost, která povede k dlouhodobé efektivitě jeho práce. Možná vám některé věty z článku budou připadat jako fráze. Ale kdo by nechtěl využít svůj čas tak, aby mohl „žít naplno“? „Nemám čas“ je výmluva. „Na zbytečnosti opravdu nemám čas“ je tvrdé konstatování!

Priority a cíle

Pokud se na priority podíváme z hlediska různých generací time managementu, pak třetí generace vytváří priority na základě cílů a čtvrtá generace cíle přizpůsobuje prioritám. Stanovit si princip není nic „jednoduššího“ než umět si vybrat, čemu chci dát přednost.

Ke stanovení priorit pomáhají dvě metody, tzv. Paretův a Eisenhowerův princip. První z nich se hojně využívá nejen v time managementu, ale i v jiných souvislostech. S jeho formulací přišel na začátku 20. století italský ekonom Vilfredo Pareto a pracuje s jednoduchým poměrem 80 : 20. Pareto původně tvrdil, že 80 % bohatství kontroluje 20 % lidí. Tento princip pak byl nejčastěji aplikován právě do oblasti obchodu (20 % výrobků firmy často generuje 80 % zisku apod.).

Pokud bychom chtěli Paretův princip vyjádřit obecněji, můžeme tvrdit, že významné prvky celku tvoří jeho relativně malou část. V řeči time managementu to pak znamená, že 80 % vašeho času vám přináší pouze 20 % výsledků! To zní asi trošku depresivně. Tak naopak: pouhých 20 % vašeho času vám přinese až 80 % výsledků.

Tento poměr samozřejmě nikdy neplatí naprosto přesně, ale je důležité se zamyslet, jestli má opravdu plnění všech vašich úkolů a povinností v rámci kanceláře stejný efekt – zda by mnohdy nestačilo zaměřit se na to podstatné a důležité, co nám ve výsledku přinese opravdový užitek.

Eisenhowerův princip rozděluje všechny činnosti do čtyř kvadrantů na základě jejich naléhavosti a důležitosti:

Naléhavé a důležité – aktuální problémy či neodkladné záležitosti, které je potřeba vyřídit většinou ještě dnes.

Nenaléhavé, ale důležité – do této kategorie můžeme zařadit třeba další vzdělávání, další osobní růst, udržování sociálních vztahů nebo relaxaci a odpočinek. Pokud se jedná o pracovní úkoly, není třeba je ihned řešit, ale je třeba brát je v potaz, aby ve výsledku jednou neskončily v předcházející kategorii.

Naléhavé, ale nedůležité – většinou se jedná o záležitosti, které musíte vyřešit, i když vás odvádějí od vašich úkolů. Jako praktický příklad bývají často uváděny některé telefonáty nebo vyřizování elektronické pošty.

Nenaléhavé a nedůležité – v literatuře je kategorie označována mj. jako odpadkový koš, tedy triviální a nedůležité věci. Tyto činnosti je nejlépe vynechat nebo vyřešit co nejrychleji, protože vám nic nepřinesou.

Odborná literatura někdy uvádí, že ideální je řešit pouze aktivity z prvního kvadrantu (viz schéma na další straně) a ty z druhého jen dobře naplánovat, ale nevěnovat se jim. Tento princip by však často vedl k neustálému stresu a spěchu – a z vás by se pak stali jen „hasiči požárů“.

Osobně doporučuji věnovat co nejvíce času spíše aktivitám v druhém kvadrantu. Činnosti v prvním kvadrantu většinou vzniknou z aktivit v druhém kvadrantu (když je budete mít vyřešeny, možná ani nevzniknou), nebo stejně přijdou – většinou vlivem mimo vás, například dostanete aktuální úkol od nadřízeného.

Plánování času

Při každém plánování je třeba vždy vycházet z již definovaných priorit. Ideálním způsobem je zapisování. Nebojte se napsat si i menší a možná pro vás zanedbatelné úkoly. Než začnete využívat jakýkoli systém pro plánování (viz dále), doporučujeme udělat si tzv. časový snímek, tedy popis toho, čemu se během dne věnujete, a především toho, jak se to shoduje s vašimi prioritami. Vytiskněte se tabulku, která vám umožní jednoduše v deseti či patnáctiminutových intervalech zaznamenat, čemu jste se věnovali. Zjednodušte si ji pomocí kódů, aby vám její vyplňování nepřišlo složité.

Velkou výpovědní hodnotu má časový snímek dvou až tří po sobě následujících dní. Zamyslete se, za co jste placeni, co tvoří základ vašeho úspěchu a vaší pracovní náplně. Spojte Paretovo pravidlo s Eisenhowerovým přístupem.

Takový přehled vám umožní následnou analýzu vašeho času. Zjistíte, co vás o čas okrádá, a získáte přehled o tom, jak trávíte svůj pracovní čas. To je první krok k jeho následnému řízení. Nemohu přece řídit něco, o čem toho mnoho nevím.

Zkuste v průběhu dvou týdnů sledovat, co každý (celý) den děláte. Není třeba psát si vše na minutu přesně, ale tak, abyste na konci sledovaného období dokázali popsat, nad čím trávíte nejvíce času. Jestli pak zvolíte systém denního nebo týdenního plánování je jen na vás. Existuje nepřeberné množství nástrojů, které můžete využít k pravidelnému plánování – od prázdného listu papíru přes diáře, PC až po smartphone. Nelze obecně doporučit jeden nejvhodnější systém. Vždy je potřeba, aby daná volba odpovídala vašim potřebám a zvyklostem.

Nástroje pro plánování

Základním bodem každého plánování jsou poznámky. Pokud před každým nákupem sepisujete poctivě seznam všech položek, máte z poloviny vyhráno. Stačí tento jednoduchý zvyk začít aplikovat i na ostatní běžné životní situace.

Níže uvádíme tři webové nástroje, které jsou nejen multiplatformní, ale jsou podporovány jako mobilní aplikace, a je tedy možné je využívat jak v PC, tak na smartphonu. Takových nástrojů existuje nepřeberné množství a využít můžete například i Microsoft Outlook, Microsoft OneNote, Things na Macu či úkoly v Gmailu.

  • Doit.im je relativně jednoduchý nástroj splňující základní kritéria pro využívání metody GTD, jehož velkou výhodou je možnost využívat ji přes web jak ve Windows, tak i na Macu, a má své aplikace pro Android, iPhone i iPad. Mezi základní funkce patří kromě vytváření úkolů, přidělování kontextů, přiřazování k osobám či projektům i možnost zasílání úkolů, automatické upozorňování či různé formy zobrazení diáře.
  • Toodledo.com  je oblíbený „to-do“ nástroj a lze jej získat zdarma (existuje i placená verze, pokud ale s osobním time managementem začínáte, nejspíš ji zatím nevyužijete). Službu lze opět využívat přes webové rozhraní (třeba i s pluginy pro Firefox či Chrome) nebo na iOS či mobilních zařízeních s OS Android a BlackBerry. Otevřenost služby umožňuje kromě jiného i synchronizaci s Google Kalendářem. Jako správný GTD nástroj umí opět přidávat úkolům kontext, přiřazovat je do projektů, určovat priority úkolů či nastavení upomínek.
  • Remember the Milk, úkolovník s širokým spektrem možností, umožňuje synchronizaci s Google Kalendářem (přihlásit se můžete pomocí Google účtu) a je dostupný jak na App Store, tak i pro Android a BlackBerry. Na rozdíl od nich však již dokáže pracovat s českým rozhraním. Zajímavě řešené je u této aplikace také zasílání upomínek, které si kromě e-mailu můžete zvolit i přes SMS nebo pomocí instant messengerů. Umožňuje také umisťovat úkoly na konkrétní místo na mapě, sdílet úkoly obecně či s konkrétními osobami nebo vytvářet takzvané chytré seznamy pro efektivnější přístup k úkolům.

Fenomén prokrastinace

Prokrastinace (česky též liknavost, otálení) je chorobné odkládání úkolů a rozhodnutí, které je doprovázeno nepříjemnými pocity, nejčastěji úzkostí. Většina z nás se již někdy v průběhu života s prokrastinací setkala, někdo s ní dokonce bojuje neustále. Jsou i tací, kteří čas od času svůj boj prohrávají.

V souvislosti s time managementem jde hlavně o prokrastinaci, kterou pociťujeme při náročných termínovaných úkolech nebo u úkolů, do nichž se nám nechce, ať už v rámci práce v kanceláři, nebo v soukromém životě. Prokrastinace mívá stupňující se charakter. Výzkumy naznačují, že čím delší dobu strávíte na své pozici, tím se vaše prokrastinační tendence zvyšují. Pokud se v tomto vidíte, nebojte se, zdaleka nejste sami.

Jak na prokrastinaci

  • Soustřeďte se – zbavte se věcí, které vás rozptylují, uspořádejte si pracovní prostředí, nenechte se rušit – vypněte internet, zrušte si upozornění na nový e-mail, vypněte mobil, nechte se zapírat, nechcete-li být vyrušováni.
  • Motivujte se – zpříjemněte si úkol pozitivní motivací. Řekněte si, proč chcete na úkolu pracovat, stanovte si odměnu za jeho splnění, udělejte si seznam úkolů, vylepte ho na viditelné místo a odškrtávejte splněné položky, přestaňte hledat výmluvy, proč jste to nebo ono nemohli udělat.
  • Rozdělte svůj úkol na několik menších – když vstanete s tím, že dnes konečně začnete řešit ten složitý úkol, nejspíše zase nic neuděláte. Pracujte ve více lidech, ve dvou se k práci snadněji přinutíte.
  • Stanovte si priority – neříkejte si, že na půl hodiny nemá cenu nic začínat, zkuste využít nějakou z ověřených metod pro práci s časem (např. metoda GTD, snaha nepřetrhnout řetěz, …). Tuto radu je třeba brát s rezervou, protože někteří odborníci tvrdí, že prokrastinace není problém špatného time managementu: Říci někomu s prokrastinací, aby si koupil diář, je jako říci někomu s chronickou depresí, aby se prostě rozveselil.
  • Nebuďte perfekcionisty – problémy s prokrastinací prý souvisejí s perfekcionismem. Máte strach, že vaše práce nebude perfektní – bojíte se s ní vůbec začít a nakonec opět odevzdáváte práci 5 minut před termínem.
  • Když už nic nezabírá, zkuste začít s hodinou soustředěné práce každý den a postupně si vytvořit pevné návyky. Pokud vám „nehoří“ termín, nedávejte se do práce s tím, že dnes to celé uděláte. Nebo si alespoň práci rozplánujte na dílčí úkoly, abyste mohli sledovat, jak vám ubývají.

Síla jednoduchosti

Všichni máme čas, který můžeme aktivně prožít, nebo promrhat. Něco dokázat, pokud neumíme řídit sami sebe, jde dost těžko. Tak se člověk dopracuje jen k desítkám slibů, které neustále odkládá, posouvá a nikdy jim není schopen dostát.

Návody na efektivní time management občas bývají vydávány v podobě rozsáhlých knih, které z něj dělají velkou vědu. Ve skutečnosti je síla v jednoduchosti. Pokud chcete opravdu řídit svůj čas, stanovte si několik jednoduchých pravidel a ta prostě dodržujte.

Ze zkušeností víme, že snažit se o cokoli příliš intenzivně je samo o sobě příčinou neúspěchu. Člověka, který neumí řídit svůj čas, poznáte poměrně snadno. Neustále nic nestíhá, nemá čas, posouvá termíny a stěžuje si na neúměrné množství rutiny, kterou musí dělat. Pokud se to děje týden nebo dva, je to normální. Po pár měsících je ale potřeba se zastavit a říci si dost – takhle to dál nepůjde.

Je možná paradoxní, že člověk, který neumí řídit svůj čas, se nejsnáze stane workoholikem, a dokonce může po určitou dobu vyvolávat obdiv, jak tvrdě a dlouze je schopen pracovat. Trochu jiná situace nastane, když dojde na výsledky.

Pak se ukáže, že jich mnoho není. Na druhou stranu není mnohdy těžké argumentovat obrovským množstvím hodin vykonané práce.Napište si seznam dílčích úkolů, které budete postupně odškrtávat. Občas se tomuto přístupu říká porcování mamuta. Připadá-li vám nějaký úkol obtížný, zdá se vám nezvládnutelný, a tím pádem se do něho nepustíte. Když si ho ale naporcujete na stravitelné dávky, hned se vám bude zdát snadnější a budete mít větší tendenci a motivaci se do něj pustit. A o to přece jde!

A ještě jedna zásadní poznámka pro řízení času. Jsou věci velice důležité, méně důležité, nedůležité a ne nezbytně potřebné. Podle toho k nim přistupujte.

Tisíc dokončených ne nezbytně potřebných věcí je špatná zpráva v případě, že není dokončena ani jedna důležitá.

Napsat komentář